Este artículo forma parte de nuestra cobertura de fiscalidad para pymes, donde seguimos de cerca cada cambio normativo que afecta a la facturación y la relación de las empresas con la Administración.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos ya tiene un marco legal aprobado y un calendario, aunque todavía provisional, que marcará uno de los cambios más importantes en la forma de facturar en España desde la llegada del IVA. La obligación nace de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece), y se desarrolla mediante el Real Decreto 238/2026, que fija los requisitos técnicos que deberán cumplir los programas de facturación y las plataformas de intercambio.
A diferencia de Verifactu, que regula los sistemas informáticos de facturación desde una óptica fiscal y antifraude, la factura electrónica obligatoria B2B regula la relación comercial entre empresas: cómo se emite, se envía, se acepta o se rechaza una factura, y cómo se certifica que ha sido pagada. Son dos obligaciones distintas pero complementarias, y muchas pymes tendrán que cumplir ambas casi al mismo tiempo.
Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta
La normativa obliga a todas las empresas y autónomos que emitan facturas a otras empresas o profesionales (operaciones B2B) a hacerlo en formato electrónico estructurado, es decir, en un archivo que un ordenador pueda leer y procesar automáticamente, no un simple PDF escaneado o una foto de un papel. Quedan fuera de esta obligación:
- Las ventas a consumidores finales (comercio minorista, hostelería, peluquerías, etc.), que se rigen por otras normas de facturación simplificada.
- Las operaciones internacionales con clientes o proveedores que no estén establecidos en España.
- Determinadas relaciones con la Administración Pública que ya cuentan con su propio sistema de facturación electrónica (FACe).
En la práctica, esto significa que la inmensa mayoría de las pymes y autónomos que facturan a otras empresas —proveedores, subcontratas, profesionales que prestan servicios B2B— tendrán que adaptar su forma de facturar.
Calendario de implantación: fechas previstas
El calendario depende de la publicación de una orden ministerial que debe fijar los requisitos técnicos definitivos del sistema. Esa orden llevaba meses de retraso sobre las previsiones iniciales, y las últimas estimaciones apuntan a los siguientes plazos, siempre sujetos a confirmación oficial:
- Publicación de la orden ministerial: se espera durante 2026, tras varios aplazamientos respecto al calendario original.
- Fase 1 (grandes empresas): obligatorio para empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros, aproximadamente doce meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial.
- Fase 2 (resto de empresas y autónomos): obligatorio para el resto de negocios, veinticuatro meses después del inicio de la Fase 1.
Con estas previsiones, la obligación podría entrar en vigor para las grandes empresas en algún momento de 2027, y para el resto de pymes y autónomos —la inmensa mayoría de los negocios españoles— durante 2028. Conviene insistir en que estas fechas son estimativas: el propio calendario depende de que la Administración cumpla sus propios plazos, algo que ya ha sufrido retrasos en el pasado.
Formato técnico exigido
Las facturas electrónicas deberán ajustarse al modelo de datos semántico europeo EN16931, el mismo estándar que ya se usa en la facturación electrónica con las Administraciones Públicas. Dentro de ese estándar, se admitirán varios formatos concretos:
- UBL (Universal Business Language).
- CII (Cross Industry Invoice).
- EDIFACT, el formato tradicional de intercambio electrónico de datos.
- Facturae, el formato español ya utilizado en el sector público.
Esto obligará a la mayoría de pymes a actualizar su software de facturación o a contratar una plataforma de intercambio que traduzca automáticamente sus facturas a uno de estos formatos, ya que la generación manual de archivos en estos estándares no es viable para el día a día de un negocio.
Plataformas públicas y privadas
El sistema prevé dos vías para el intercambio de facturas electrónicas:
- Solución pública gratuita: gestionada por la Agencia Tributaria, pensada especialmente para pequeñas empresas y autónomos que no quieran o no puedan contratar una plataforma privada.
- Plataformas privadas: operadas por proveedores tecnológicos homologados, que deberán cumplir estándares de seguridad como ISO/IEC 27001, UNE 0080 y protocolos de comunicación AS2/AS4, además de depositar una copia de cada factura en el repositorio de la AEAT.
Cada factura deberá llevar un código de identificación único y, cuando se transmita a través de una plataforma privada, una firma o sello electrónico avanzado que garantice su autenticidad e integridad.
Qué información deberá reflejar cada factura
Más allá del formato técnico, el sistema introduce un seguimiento del ciclo de vida de la factura que hoy no existe de forma generalizada: quien recibe una factura electrónica deberá poder confirmar su recepción, aceptarla o rechazarla, y certificar cuándo ha sido efectivamente pagada. Este seguimiento tiene un objetivo declarado por el Gobierno: combatir la morosidad comercial, permitiendo conocer con datos reales cuánto tardan las empresas españolas en pagar a sus proveedores, un problema crónico especialmente grave para las pymes que dependen de clientes de mayor tamaño.
Relación con Verifactu: dos obligaciones que conviene no confundir
Es habitual que pymes y autónomos confundan esta obligación con Verifactu, pero se trata de normativas distintas que conviene diferenciar:
- Verifactu regula los sistemas informáticos de facturación desde el punto de vista fiscal: exige que el software genere registros de facturación seguros, trazables e inalterables, y permite remitir esos registros a la AEAT en tiempo real de forma voluntaria (obligatoria a partir de 2027 para quienes no operen bajo el Suministro Inmediato de Información).
- La factura electrónica B2B regula cómo se emite y se intercambia la factura entre empresas, con independencia de si el emisor está o no bajo Verifactu.
En la práctica, la mayoría de pymes tendrán que cumplir ambas normativas de forma simultánea, ya que sus plazos de entrada en vigor son cercanos en el tiempo. Un mismo software de facturación bien adaptado debería poder cubrir los dos requisitos a la vez, por lo que es recomendable elegir cuanto antes una solución que contemple ambas obligaciones.
Cómo prepararse desde ahora
Aunque los plazos definitivos todavía no están cerrados, hay pasos que cualquier pyme o autónomo puede empezar a dar ya:
- Revisar el software de facturación actual y confirmar con el proveedor si tiene previsto adaptarlo a los formatos EN16931 y a los requisitos de Verifactu.
- Valorar el Kit Digital como vía de financiación, ya que la categoría de soluciones de «Gestión de procesos» y «Facturación electrónica» del programa puede cubrir buena parte del coste de adaptación.
- Formar al equipo administrativo en el nuevo flujo de aceptación y rechazo de facturas, que cambiará procesos internos de contabilidad y tesorería.
- Auditar a los principales clientes y proveedores B2B para anticipar qué plataformas de intercambio utilizarán y evitar incompatibilidades.
- Seguir las publicaciones oficiales del Boletín Oficial del Estado y de la Agencia Tributaria, ya que la orden ministerial pendiente concretará detalles técnicos que hoy todavía no están cerrados.
Impacto esperado en la morosidad y la gestión de tesorería
Uno de los objetivos declarados de la reforma es reducir los plazos medios de pago entre empresas, que en España siguen muy por encima del máximo legal de 60 días establecido en la Ley de Morosidad. Al quedar registrado electrónicamente el momento de emisión, aceptación y pago de cada factura, la Administración podrá cruzar estos datos y detectar con más facilidad a las empresas que sistemáticamente retrasan sus pagos. Para las pymes que actúan como proveedoras de empresas más grandes, esta trazabilidad puede convertirse en una herramienta de presión adicional para exigir el cumplimiento de los plazos legales de pago, algo especialmente relevante para su gestión de tesorería y su capacidad de acceder a financiación.
Errores habituales al anticipar la adaptación
A medida que se acerca la fecha de entrada en vigor, conviene evitar algunos errores frecuentes:
- Esperar a última hora: la migración de un sistema de facturación no es inmediata, especialmente si implica cambiar de proveedor de software o integrar una plataforma de intercambio.
- Confundir factura electrónica con PDF por correo: un PDF enviado por email no cumple los requisitos de estructura de datos exigidos por el EN16931, aunque visualmente parezca una factura completa.
- No revisar los contratos con proveedores tecnológicos: conviene comprobar si la actualización a los nuevos formatos está incluida en la cuota actual del software o si supondrá un coste adicional.
- Ignorar la obligación por pensar que «todavía queda mucho»: dado el historial de retrasos en la publicación de la orden ministerial, es tentador posponer la adaptación, pero las empresas que se anticipen evitarán las prisas de última hora que suelen generar errores costosos.
Preguntas frecuentes
¿La factura electrónica obligatoria afecta a las ventas a particulares?
No. Solo afecta a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B). Las ventas a consumidores finales siguen las normas de facturación simplificada habituales.
¿Es lo mismo que Verifactu?
No. Verifactu regula el software de facturación desde el punto de vista fiscal y antifraude; la factura electrónica B2B regula cómo se emite e intercambia la factura entre empresas. Muchas pymes deberán cumplir ambas obligaciones de forma simultánea.
¿Qué pasa si mi empresa no se adapta a tiempo?
La normativa contempla un régimen sancionador para el incumplimiento, aunque los detalles concretos de las sanciones se precisarán en el desarrollo reglamentario definitivo. Más allá de la sanción, no adaptarse puede impedir facturar correctamente a clientes que sí exijan el nuevo formato.
¿Puedo usar la solución pública de la Agencia Tributaria?
Sí. Está pensada especialmente para pequeñas empresas y autónomos que no quieran contratar una plataforma privada, y será gratuita.
¿El Kit Digital puede financiar la adaptación?
Sí, en la medida en que las categorías de soluciones de gestión de procesos y facturación electrónica del programa Kit Digital cubren software de este tipo, siempre que se cumplan los requisitos del bono correspondiente.
Qué deben hacer las pymes en los próximos meses
Mientras se aclara el calendario definitivo, la recomendación de los expertos en fiscalidad es no esperar a la publicación de la orden ministerial para empezar a moverse. Contactar con el proveedor de software de facturación, preguntar por su hoja de ruta de adaptación a EN16931 y a Verifactu, y presupuestar el coste de la transición son pasos que cualquier pyme puede dar ya, sin necesidad de esperar a que se cierren todos los detalles técnicos. Las empresas que ya facturan electrónicamente a la Administración Pública a través de FACe parten con cierta ventaja, ya que están familiarizadas con el formato Facturae, uno de los aceptados por la nueva normativa.
El precedente europeo: qué podemos aprender de Italia
España no es el primer país europeo en implantar la factura electrónica obligatoria entre empresas. Italia lo hizo en 2019 a través de su sistema SdI (Sistema di Interscambio), gestionado por la agencia tributaria italiana, y su experiencia ofrece pistas útiles sobre lo que puede esperar una pyme española. En los primeros meses, muchas pequeñas empresas italianas tuvieron que recurrir a intermediarios y despachos de gestoría para generar sus facturas en el formato exigido, lo que encareció temporalmente la gestión administrativa. Con el tiempo, el propio mercado de software de facturación se adaptó y el coste de cumplimiento bajó de forma notable. La lección para las pymes españolas es clara: cuanto antes se muevan los proveedores de software y las propias empresas, menor será el coste de la transición cuando la obligación entre en vigor.
Otro efecto observado en Italia fue la reducción del fraude en el IVA, ya que la Administración pudo cruzar de forma automática los datos de facturación emitida y recibida. Es previsible que la Agencia Tributaria española persiga un objetivo similar con la combinación de Verifactu y la factura electrónica B2B, reforzando el control cruzado entre ambos sistemas.
Diferencias según el tamaño de la empresa
El impacto de la factura electrónica obligatoria no será igual para todas las empresas. Las grandes compañías, sujetas a la Fase 1, ya suelen contar con departamentos de administración y sistemas ERP capaces de integrar los nuevos formatos sin apenas fricción. El reto real está en la Fase 2, la que afecta a pymes y autónomos: negocios que a menudo facturan con hojas de cálculo, plantillas básicas o programas de gestión sencillos, y que tendrán que dar un salto tecnológico más grande en menos tiempo relativo. Por eso es especialmente importante que estas empresas empiecen a informarse y a presupuestar la adaptación con antelación, en lugar de esperar a que la obligación sea inminente.
Resumen: lo esencial de la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria B2B es una de las reformas administrativas de mayor calado para las pymes españolas de los próximos años. Su calendario definitivo todavía depende de una orden ministerial pendiente de publicación, pero las líneas generales ya están claras: formato EN16931, plataforma pública gratuita o privadas homologadas, y un seguimiento completo del ciclo de vida de cada factura que busca combatir la morosidad. Empezar a prepararse ahora, revisando el software actual y valorando ayudas como el Kit Digital, permitirá afrontar la transición sin las prisas de última hora que suelen acompañar a este tipo de cambios normativos.