Guardar una factura durante cuatro años y destruirla justo después puede ser un error. En España conviven plazos tributarios y mercantiles distintos: la Ley General Tributaria establece con carácter general un plazo de prescripción de cuatro años para determinados derechos de la Administración, mientras que el Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento.
La referencia tributaria está en los artículos 66 y siguientes de la Ley 58/2003, General Tributaria. La obligación mercantil aparece en el artículo 30 del Código de Comercio.
Hacienda tiene, con carácter general, cuatro años
El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años, entre otros, el derecho de la Administración para determinar una deuda tributaria mediante liquidación y para exigir el pago de deudas liquidadas o autoliquidadas. El cómputo no empieza necesariamente el día de la factura: depende del derecho de que se trate y de las reglas del artículo 67.
Además, el plazo puede interrumpirse por actuaciones de la Administración o del propio obligado tributario previstas legalmente. Por eso no conviene aplicar la regla simplista de “cuatro años desde que emití el documento”.
El Código de Comercio eleva la conservación a seis años
El artículo 30 obliga a conservar durante seis años los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio. El plazo se cuenta desde el último asiento realizado en los libros. El cese de actividad no elimina esta obligación y, en caso de disolución de una sociedad, recae sobre sus liquidadores.
Qué documentos debería conservar un negocio
En la práctica, una empresa debería mantener ordenados los libros contables y registros, facturas emitidas y recibidas, contratos, justificantes bancarios, nóminas y documentación laboral, declaraciones y autoliquidaciones, documentación de activos y cualquier soporte que permita acreditar una operación.
La importancia de conservar justificantes se ve también en los gastos deducibles de los autónomos: no basta con que un gasto sea razonable, debe poder acreditarse y estar correctamente vinculado a la actividad.
Cuatro años no siempre significan que puedas destruir el documento
La propia Ley General Tributaria vincula determinadas obligaciones formales de conservación a la normativa mercantil cuando esta establece un plazo superior. Además, existen operaciones cuyos efectos fiscales se proyectan durante más tiempo o documentos que pueden resultar necesarios para justificar valores de adquisición, amortizaciones, compensaciones o relaciones contractuales.
Por eso, el criterio prudente para una empresa no debería ser borrar automáticamente todo al cumplir cuatro años, sino identificar qué obligación fiscal o mercantil afecta a cada archivo.
El calendario fiscal ayuda a ordenar el archivo por periodos
Una forma práctica de organizar la documentación es hacerlo por ejercicio y tributo. BlackHold News mantiene un calendario fiscal de octubre de 2026 y una guía específica para el IVA e IRPF del tercer trimestre.
En IVA, conviene relacionar cada justificante con sus registros y autoliquidaciones. La guía del modelo 303 resume el calendario, mientras que empresas con retenciones pueden revisar los modelos 111 y 115.
Digitalizar no elimina la obligación de conservar
Guardar documentación en formato digital puede reducir papel y mejorar búsquedas, pero la empresa debe asegurarse de que los archivos sean accesibles, legibles y estén protegidos durante todo el periodo necesario. Una copia en un portátil sin respaldo no es una política de archivo.
Los nuevos sistemas de facturación refuerzan además la trazabilidad de los registros. Nuestra guía sobre requisitos del software VERI*FACTU explica qué cambia en la generación y conservación de información de facturación.
La conclusión práctica es sencilla: cuatro años es una referencia fiscal clave, pero seis años es la referencia mercantil general para la documentación del negocio. Antes de eliminar archivos antiguos, hay que comprobar si existen obligaciones especiales o efectos pendientes que justifiquen conservarlos durante más tiempo.
Fotografía: Leeloo The First / Pexels.
