La facturación de un arquitecto suele repartirse entre provisiones iniciales, fases de proyecto, dirección de obra y otros hitos que no coinciden con una única entrega. Por eso, el software debería permitir ver cuánto se ha presupuestado, qué parte se ha documentado y qué importe sigue pendiente dentro de cada proyecto.
El proyecto debe ser la unidad de control
Un mismo cliente puede contratar varios trabajos, por lo que no basta con consultar su ficha general. El estudio necesita identificar cada encargo con su presupuesto, fases, documentos emitidos y cobros. Así es más fácil comprobar si una determinada factura corresponde al anteproyecto, al proyecto de ejecución o a una fase posterior.
Las provisiones deben quedar vinculadas al encargo
Cuando el cliente entrega una cantidad al inicio, conviene registrar el movimiento dentro del proyecto y no como una nota independiente. De ese modo, administración puede conocer el saldo económico sin reconstruir transferencias y correos.
Los hitos deben estar previstos desde el presupuesto
Si el precio se divide por fases, el presupuesto debería recogerlas desde el principio. El software puede reutilizar esa estructura al emitir documentos posteriores. En cómo conectar presupuesto y factura explicamos por qué esta continuidad reduce errores.
Controlar cobros evita confundir producción con caja
Un proyecto puede estar avanzado y, sin embargo, tener importes pendientes de cobro. Llevar los vencimientos a una previsión de tesorería ayuda al estudio a anticipar meses con ingresos retrasados.
VERI*FACTU también afecta al sistema de facturación
El profesional debe revisar que su herramienta se adapte al marco aplicable de sistemas informáticos de facturación. La AEAT mantiene la documentación oficial de VERI*FACTU, y aquí resumimos las fechas de adaptación y los pasos prácticos.
Cuándo compensa una plataforma más amplia
Si el estudio ya gestiona oportunidades, presupuestos, proyectos y tesorería en varias aplicaciones, puede tener sentido un ERP para pymes. Para encargos periódicos también puede resultar útil la facturación recurrente.
Clientum integra clientes, presupuestos, facturación y tesorería, por lo que puede servir como capa de gestión para estudios que necesitan controlar la parte económica de cada encargo sin depender de hojas separadas.
Fotografía: Mikhail Nilov / Pexels.
