Las empresas españolas tendrán que adaptar desde el 5 de octubre de 2026 la información que entregan a sus trabajadores sobre las condiciones laborales. El Real Decreto 723/2026, publicado el 15 de septiembre en el BOE, amplía de forma notable el contenido que debe comunicarse por escrito y adelanta el momento en que esa información debe estar disponible.
El cambio afecta a todas las empresas incluidas en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores y obliga a revisar contratos, anexos, plantillas de onboarding y procesos internos de recursos humanos. La norma no se limita a nuevas contrataciones: también reconoce derechos de información para relaciones laborales ya existentes.
Para una pyme, lo más importante es no esperar al 5 de octubre. Si la empresa contrata con frecuencia, utiliza turnos, retribución variable o sistemas digitales para organizar el trabajo, debería revisar ya sus documentos y procedimientos.
Qué norma cambia desde el 5 de octubre
El Real Decreto 723/2026 transpone parcialmente la Directiva europea 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. Sustituye el marco reglamentario anterior de 1998 y desarrolla la obligación empresarial de informar sobre los elementos esenciales del contrato.
El texto fue publicado en el BOE el 15 de septiembre y entra en vigor veinte días después, el 5 de octubre.
A quién afecta
La norma se aplica con carácter general a empresas y trabajadores por cuenta ajena incluidos en el Estatuto de los Trabajadores. También contempla relaciones laborales especiales y reglas concretas para determinados colectivos.
Para la empresa ordinaria, la conclusión es sencilla: si tiene trabajadores contratados, debe comprobar cómo documenta sus condiciones.
Información antes del inicio de la relación
Uno de los cambios más relevantes es el adelanto de plazos. La información esencial debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral en los términos previstos por la norma.
Esto obliga a tener plantillas preparadas. Las contrataciones urgentes dejan menos margen para completar después datos que deberían haber sido entregados desde el comienzo.
Salario base y complementos por separado
La empresa debe informar con más detalle sobre la retribución. No basta con indicar una cifra global si existen salario base, complementos y conceptos variables.
Los criterios o fórmulas que determinan determinados elementos variables también deben explicarse con suficiente claridad cuando resulte aplicable.
Qué implica para bonus y comisiones
Las empresas con incentivos comerciales deberán revisar sus planes de comisiones. El trabajador debería poder conocer cómo se calcula su retribución variable y qué condiciones determinan el devengo.
Una fórmula ambigua puede generar conflicto si diferentes responsables la interpretan de forma distinta.
Periodo de prueba
La información sobre el periodo de prueba adquiere más importancia dentro del esquema de transparencia. La empresa debe reflejar duración y condiciones aplicables conforme a convenio y contrato.
No conviene copiar periodos estándar sin comprobar si el convenio colectivo establece límites inferiores.
Jornada y horarios
La información sobre jornada debe ser suficientemente precisa. Turnos, distribución, horas extraordinarias, vacaciones y reglas de variación forman parte de los elementos que deben quedar claros.
En negocios con horarios cambiantes, retail, hostelería o industria, la documentación deberá reflejar correctamente la forma de organización.
Distribución irregular
Cuando exista distribución irregular de jornada, la empresa debería dejar claro el marco aplicable y los preavisos correspondientes.
El objetivo es que la persona trabajadora pueda conocer de antemano qué flexibilidad existe y qué reglas la gobiernan.
Fijos discontinuos
Las relaciones fijas discontinuas requieren especial atención porque la previsibilidad del llamamiento y de la actividad es uno de los puntos sensibles de la relación.
Las empresas deben coordinar la nueva obligación informativa con lo que ya establezca el convenio y la regulación laboral aplicable.
Trabajo a turnos
Si existen turnos rotatorios, conviene explicar cómo se asignan, qué rotación se utiliza y qué procedimientos internos determinan cambios.
No es necesario convertir el documento informativo en un manual infinito, pero sí ofrecer información suficiente para conocer las condiciones reales.
Trabajo en remoto
Las empresas con teletrabajo deberán integrar esta información con el acuerdo de trabajo a distancia cuando corresponda.
Lugar de prestación, distribución presencial-remota, medios y reglas internas no deberían quedar contradichos entre documentos.
Modificaciones posteriores
La obligación no termina al firmar el contrato. Cuando cambien elementos esenciales de la relación laboral, la modificación debe comunicarse por escrito antes de que produzca efectos en los términos previstos.
Esto afecta a cambios de jornada, retribución, funciones u otros elementos cuando se produzcan dentro del marco legal.
Qué ocurre con trabajadores que ya están en plantilla
La disposición transitoria garantiza la aplicación de los nuevos derechos de información a relaciones ya vigentes.
Las empresas deberán estar preparadas para responder a solicitudes de trabajadores actuales y actualizar documentación cuando resulte necesario.
Plazo para responder a solicitudes
El nuevo régimen fija obligaciones temporales más exigentes. Según el desarrollo publicado, las empresas deberán atender solicitudes de información de plantilla existente dentro del plazo aplicable.
Por eso conviene centralizar la documentación y evitar depender de buscar cada condición manualmente en contratos antiguos.
Convenio colectivo
El convenio sigue siendo esencial, pero remitir genéricamente al convenio puede no bastar para todos los datos que ahora deben individualizarse.
La empresa debe saber qué convenio aplica, qué grupo profesional corresponde y qué condiciones concretas afectan a cada persona.
Qué debe revisar RRHH
Contrato, carta de condiciones, política de bonus, cuadrantes, reglas de turnos, sistema de vacaciones, periodo de prueba y cualquier herramienta automatizada que afecte a decisiones laborales.
También conviene revisar plantillas de oferta y onboarding para que no exista información contradictoria.
Qué debe revisar una gestoría laboral
Las asesorías que preparan contratos para pymes deberían actualizar modelos antes del 5 de octubre y comunicar a sus clientes qué información necesitan recopilar.
Un formulario interno con salario, jornada, turnos, prueba, convenio y variables puede reducir errores.
Qué puede ocurrir si la empresa no informa correctamente
El incumplimiento puede activar responsabilidades dentro del régimen sancionador laboral y aumentar el riesgo de conflictos sobre condiciones.
Además, la falta de documentación dificulta defender la posición empresarial si existe una discrepancia posterior.
La importancia de guardar evidencia
No basta con generar el documento. La empresa debería conservar evidencia de entrega y de las versiones aplicables.
Firma electrónica, portal del empleado o sistemas documentales pueden facilitar esa trazabilidad.
Contratos verbales o documentación incompleta
Aunque algunas relaciones puedan existir sin un documento contractual extenso, las obligaciones de información siguen operando cuando se cumplen los requisitos legales.
La empresa no debería utilizar la ausencia de contrato escrito como forma de evitar transparencia.
Nuevas contrataciones de octubre
Las incorporaciones previstas para octubre son las primeras que deberían revisarse ya con el nuevo estándar.
Preparar el documento antes de lanzar la oferta evita tener que rehacer condiciones después.
Checklist antes del 5 de octubre
Actualizar modelos, confirmar convenios, revisar salario variable, documentar horarios, identificar algoritmos o sistemas automáticos y formar a las personas que gestionan altas.
También conviene probar el flujo con una contratación ficticia para detectar datos que hoy no se recogen.
Qué no cambia
La nueva obligación de información no sustituye el Estatuto, el convenio ni otras normas laborales. Tampoco legitima condiciones contrarias a derecho por el hecho de estar explicadas por escrito.
La transparencia se añade al resto de obligaciones empresariales.
Más información útil para empresas
También puedes ampliar contexto en la guía sobre la jornada laboral de 37,5 horas, el análisis de vacantes y empleo STEM en Galicia, el coste laboral en Galicia, la inflación de agosto, la nueva factura electrónica B2B y el calendario fiscal de octubre.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor?
El 5 de octubre de 2026.
¿Afecta solo a nuevas contrataciones?
No. También existen derechos de información para relaciones laborales ya vigentes.
¿Hay que detallar complementos?
La norma amplía el nivel de información sobre salario base, complementos y determinados conceptos variables.
¿Basta con poner “según convenio”?
No necesariamente para todos los elementos. La empresa debe ofrecer la información exigida de forma clara y suficiente.
¿Hay que informar de cambios?
Sí, cuando se modifiquen condiciones esenciales deben comunicarse conforme a los plazos y reglas aplicables.
¿Dónde está la norma?
En el Real Decreto 723/2026 publicado en el BOE.
Cómo adaptar una plantilla de contrato sin rehacer todo el modelo
La mayoría de empresas no necesita diseñar un contrato completamente nuevo. Puede mantener su modelo y añadir un anexo informativo bien estructurado que reúna los datos exigidos. Lo importante es que el documento final sea coherente con convenio, nómina y organización real del puesto.
Una buena práctica es separar datos estables —convenio, grupo profesional, centro de trabajo— de variables —horario, bonus, turnos— para que las modificaciones posteriores sean más fáciles de documentar.
Errores frecuentes que deberían evitarse
Copiar cláusulas antiguas sin comprobar su vigencia, indicar salarios globales sin desglose, utilizar referencias genéricas a convenio o entregar la información varios días después de la incorporación. También es frecuente que el contrato diga una cosa y la práctica interna otra.
La revisión debería comparar documento, nómina, calendario laboral y política interna.
Qué hacer con contratos antiguos
No es necesario rehacer automáticamente todos los contratos si no existe una obligación concreta de sustitución, pero la empresa debe estar preparada para facilitar la nueva información cuando corresponda. Tener una ficha actualizada por trabajador simplifica esa respuesta.
Esta ficha puede vivir en el software laboral o en el expediente digital del empleado, siempre con permisos adecuados.
Cómo coordinar empresa y asesoría
La gestoría puede preparar el documento, pero necesita datos correctos de la empresa. Si dirección no comunica turnos, bonus o condiciones reales, la asesoría no puede inventarlos.
Definir un formulario previo a cada contratación reduce errores y acelera altas urgentes.
Qué papel tiene el manager
Muchas condiciones se pactan informalmente durante entrevistas. Si el responsable promete teletrabajo, variable o flexibilidad que no llega a RRHH, el documento final puede ser contradictorio.
Conviene obligar a que cualquier condición especial quede registrada antes de emitir la oferta.
Cómo afecta a empresas con alta rotación
Hostelería, retail, logística o campañas estacionales pueden incorporar muchas personas en pocos días. El nuevo plazo exige automatizar generación de documentos y disponer de datos previamente configurados.
Esperar a preparar cada documento manualmente puede convertirse en un cuello de botella.
Digitalización del expediente laboral
Un portal de empleado puede facilitar entrega, firma y actualización de información. La empresa debería conservar fecha, versión y evidencia de acceso.
La digitalización no elimina la obligación de claridad: un PDF de veinte páginas mal estructurado puede ser poco útil aunque se entregue electrónicamente.
Relación con inspecciones
En una actuación inspectora, disponer de documentación consistente reduce tiempos y evita reconstruir condiciones desde correos o mensajes dispersos.
La empresa debería poder identificar rápidamente qué documento recibió cada trabajador y cuándo.
Qué revisar en ofertas de empleo
Las ofertas no sustituyen la información contractual, pero conviene que salario, jornada y modalidad anunciados sean coherentes con lo que después se firma.
Promesas comerciales para atraer candidatos que luego desaparecen del contrato pueden generar conflictos y deteriorar reputación.
Cómo preparar octubre sin frenar contrataciones
Durante septiembre, RRHH puede actualizar tres plantillas: contratación estándar, turnos y retribución variable. Con esas bases cubrirá gran parte de los casos y solo tendrá que adaptar excepciones.
El objetivo no es añadir burocracia, sino evitar improvisación.
Qué hacer con la plantilla actual de onboarding
Muchas empresas concentran en el primer día toda la documentación: contrato, prevención, confidencialidad, política de dispositivos y manual interno. Con el nuevo marco conviene separar qué información debe estar disponible antes del inicio y qué documentación puede entregarse después dentro de otros procedimientos.
Una checklist por tipo de puesto evita que cada alta dependa de la memoria del responsable. El sistema puede generar automáticamente el documento a partir de salario, convenio, jornada, centro y modalidad de trabajo.
Cómo revisar coherencia entre contrato y nómina
Una fuente frecuente de conflicto es que el contrato describa un complemento de una forma y la nómina lo refleje con otra denominación. Antes de octubre, RRHH debería comparar las cláusulas con los conceptos salariales que realmente utiliza su programa de nóminas.
La información entregada al trabajador debe corresponder con la realidad. Si existe un bonus anual condicionado a objetivos, esos criterios deberían estar documentados y ser accesibles.
Qué pasa con promociones y cambios de puesto
Una promoción puede cambiar salario, funciones, grupo profesional, centro o jornada. Aunque la relación laboral ya exista, la empresa debe revisar qué elementos requieren nueva comunicación escrita antes de que produzcan efectos.
Un procedimiento interno de “cambio contractual” ayuda a que managers, RRHH y gestoría trabajen sobre la misma información.
Empresas sin departamento de RRHH
Una pyme de cinco o diez personas puede cumplir perfectamente sin crear una estructura compleja. Lo importante es disponer de modelos actualizados, un responsable y una asesoría que conozca las condiciones reales.
El riesgo aparece cuando la gestoría recibe únicamente el salario y el tipo de contrato, mientras horarios, bonus o teletrabajo quedan pactados por mensajes informales.
Cómo preparar una auditoría rápida antes del 5 de octubre
Selecciona tres expedientes recientes y comprueba si contienen todos los datos que exige el nuevo reglamento. Si falta información en los tres, probablemente el problema sea del proceso y no de un caso aislado.
Después actualiza la plantilla y vuelve a probar con una contratación ficticia. En pocas horas una pyme puede detectar la mayoría de carencias antes de que la norma entre en vigor.
Conclusión
El 5 de octubre cambia la forma en que las empresas deben documentar las condiciones laborales. Para una pyme, el trabajo práctico consiste en revisar contratos, salario, jornada, turnos, prueba y sistemas digitales antes de la entrada en vigor. Preparar plantillas y procesos ahora es más sencillo que corregir expedientes después de una inspección o conflicto.
Fuentes
Fotografía: RDNE Stock project / Pexels.
