La publicación de la Orden HAC/1028/2026 cambia una idea muy extendida entre autónomos y pequeñas empresas: enviar una factura en PDF por correo electrónico no será suficiente para cumplir el nuevo sistema obligatorio de factura electrónica B2B cuando llegue su fecha de aplicación.
El modelo definido por Hacienda se basa en datos estructurados, intercambio entre sistemas y comunicación con la solución pública de la Agencia Tributaria. Eso obliga a mirar de otra forma el software con el que se emiten hoy las facturas.
La factura deberá poder ser leída por máquinas
La solución pública utilizará el estándar europeo EN 16931 y sintaxis UBL. En otras palabras, además de la representación visual que una empresa pueda mostrar o descargar, la información esencial tendrá que viajar en una estructura normalizada que otro sistema pueda interpretar automáticamente.
Esto afecta a datos tan básicos como emisor, destinatario, serie, número, fecha, importes, impuestos, vencimientos y referencias. La orden incorpora un anexo técnico extenso con los campos y reglas que deberá manejar la solución pública.
Qué tendrá que hacer el software de facturación
Un programa preparado para el nuevo entorno B2B no debería limitarse a generar documentos. Tendrá que ser capaz de emitir y recibir facturas electrónicas, gestionar UBL, identificar correctamente cada factura, conservar respuestas de la AEAT y mostrar al usuario los estados de cada operación.
Cuando la factura se gestione fuera de la solución pública, la plataforma deberá remitir simultáneamente una copia electrónica fiel en UBL a la AEAT. Si el envío no supera las validaciones sintácticas, semánticas o de contenido, el sistema devolverá el motivo del rechazo para que pueda corregirse.
Para muchas empresas, esto significará revisar si su herramienta actual está evolucionando de verdad. Ya analizamos la diferencia entre Veri*Factu y factura electrónica B2B y también la aplicación gratuita de facturación de la AEAT frente al software privado.
También habrá recepción y estados de pago
El cambio no termina cuando se pulsa “enviar”. La solución pública permitirá recuperar facturas recibidas y consultar estados y pagos. Las plataformas privadas deberán automatizar la recuperación de mensajes intercambiados y ponerlos a disposición de sus clientes.
El destinatario tendrá que comunicar determinados eventos, como el rechazo o el pago efectivo completo. El emisor podrá informar del cobro, impago o discrepancias. El objetivo de fondo es obtener información más precisa sobre los plazos reales de pago y la morosidad comercial.
La identificación será única
Cada factura contará con un código único construido a partir del NIF del emisor, la serie, el número y la fecha de expedición. Esta identificación permitirá relacionar la factura con sus comunicaciones posteriores y evitar duplicidades dentro del sistema.
Para los autónomos que todavía trabajan con plantillas, puede ser útil revisar las alternativas a Excel para facturar y la cobertura sobre calendario de factura electrónica obligatoria.
Qué conviene revisar ya
Las preguntas clave para cualquier proveedor de software son sencillas: ¿podrá emitir y recibir factura estructurada?, ¿gestionará UBL?, ¿se conectará con la AEAT?, ¿recuperará facturas recibidas?, ¿guardará acuses y errores?, ¿permitirá seguir rechazo, vencimiento y pago?
BlackHold News mantiene además una sección de software empresarial y un seguimiento específico de factura electrónica para los próximos cambios.
Fuente oficial
Los requisitos proceden de la Orden HAC/1028/2026 y del Real Decreto 238/2026.
Fotografía: Kindel Media / Pexels.
