Muchos autónomos siguen creando facturas con Excel o plantillas similares. Ante VERI*FACTU, la pregunta correcta no es simplemente si “Excel está prohibido”, sino qué uso se hace de la hoja de cálculo y si esa operativa constituye un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento. La referencia oficial es el Real Decreto 1007/2023 y la documentación de la Agencia Tributaria sobre sistemas informáticos de facturación.
Una hoja de cálculo puede cumplir funciones muy diferentes
No es lo mismo utilizar Excel como libro de apoyo o para analizar información que construir con él un proceso que genera, almacena y gestiona facturas. La propia AEAT mantiene formatos electrónicos para libros registro y servicios de importación al Pre303, por lo que el uso de hojas de cálculo en la gestión fiscal no desaparece. La cuestión es cómo se emite la factura y qué sistema soporta ese proceso.
El problema práctico de seguir con plantillas manuales
A medida que aumenta el volumen, una plantilla obliga a controlar manualmente numeración, series, datos de cliente, tipos impositivos, rectificaciones y archivo. Con los nuevos requisitos, además, el sistema de facturación debe garantizar trazabilidad e inalterabilidad cuando esté dentro del ámbito del reglamento. Intentar reproducir manualmente todos esos controles puede ser más costoso que migrar a un programa adaptado.
Si todavía no tienes claro el calendario, consulta las fechas límite de VERI*FACTU y la guía de preparación para pymes.
Qué conviene migrar antes de cambiar de programa
El histórico útil suele incluir clientes, productos o servicios, series, facturas emitidas, facturas rectificativas y estados de cobro. Antes de abandonar la hoja de cálculo conviene limpiar duplicados y decidir qué datos necesitan seguir activos. El objetivo no es importar por importar, sino conservar lo que permita trabajar sin perder trazabilidad.
Un software puede aportar más que cumplimiento
Cuando el autónomo deja Excel, tiene sentido aprovechar el cambio para conectar procesos. Nuestra guía sobre presupuesto, pedido y factura muestra cómo evitar copiar la misma información varias veces. Si además hay gastos, clientes y tesorería, puede ser útil revisar cuándo pasar a un ERP.
Clientum es una de las plataformas españolas orientadas a autónomos y pymes que combina facturación con otras áreas de gestión. Para un profesional que solo necesita emitir unas pocas facturas, la aplicación gratuita de la AEAT también puede ser una alternativa.
No confundas VERI*FACTU con factura electrónica
El cambio de herramienta debería considerar también la diferencia entre VERI*FACTU y factura electrónica y el calendario de factura electrónica B2B. Si el negocio factura servicios mensuales, otro punto relevante es la automatización de facturas recurrentes. Migrar antes de que llegue la fecha límite permite probar el nuevo flujo con margen, en lugar de cambiar en pleno cierre fiscal.
Fotografía: SHVETS production / Pexels.
